タスク、及びスケジュール管理はどんなソフトで出来るだろう。

2017年3月20日

タスク
ellisedelacruz / Pixabay

昨日のブログで3つのWindows用ソフトを取り扱っているサイトを紹介しました。Vector、窓の杜、k本的に無料ソフト・フリーソフトの3つのサイトです。

 

ソフト選択の条件

 まず、私の環境は東芝のノートPCで、windows8.1からwindows10にアップグレードしたものです。ですので、この環境で動くものが必要です。

やりたいことは、次の通り。

  1. 数ヶ月に渡るプロジェクトをタスクレベルで管理
  2. 仕事だけでなく、プライベートのタスク(ネット起業)も合わせて管理
  3. 数人でスケジュールを共有したい
  4. PC以外の端末(iPhoneやAndroid端末)でも確認したい

3つ目のスケジュール共有は他社さんとのことなので、こちらの予定を印刷して持っていければ問題無いです。4つ目はちょっと今回ご紹介するソフトには難問ですね。

 

ということで、可能ならばカレンダー形式とガントチャート形式の両方を合わせ持つソフトウェアがあればいいなと思います。

 

試したソフト

そこで、今回試してみたのは4つです。

 ・TaMa.5 Free

 ・がんすけ

 ・Schedule Watcher

 ・ラステイル

それぞれの特徴は次の通り

 

・TaMa.5 Free

 ToDoリストとチャートによるネット対応スケジュール管理ソフトで結構使い勝手がいいですが、下記の4つの機能がProfessional版を購入しないと使えない。個人だけでスケジュールを理解していてもどうしようもないです。スケジュールの全体像と個々のタスクの関連まで理解してもらわないといけないのに、印刷できないのはちょっと致命的です。

    ・ 印刷
    ・ エクセル形式、CSV形式でのエクスポート
    ・表示フィルタ(完了を非表示等) 

    ・ 担当者の管理(データ項目のカスタマイズ)

 

・がんすけ

 こちらもTaMa.5と同じくガントチャートでスケジュールまで管理できます。ただこちらも、シェアウェアである、がんすけ2にならないとスケジュールの 一覧表などが印刷できません。それに、Tama.5より出来ない事が多いです、フリー版は(泣)

 

・Schedule Watcher

 ガントチャートで管理はできないが、Todoリストまでなら管理できます。Vectorのスケジュール関連ソフトの中では、一番人気です。確かに、GoogleカレンダーやOutlook等のソフトより、私の好み的にも合う外観をしています。

 ただ、プロジェクト期間が数週間程度の短期で回す仕事だったら重宝しますが、数ヶ月以上になる中長期プロジェクトの管理となると、用途が違うなと思います。

 

・ラステイル

 チェックリスト(Todoリスト)の項目をWBSの様に管理できます。

 こちらは機能制限はありませんが、印刷が最末端のタスク一覧のみとなっているため、タスクの全体像を印刷できません。当然外部のソフトとの連携もなしです。

 

今日の比較結果

どれも、一長一短なんですよね。最後のラステイルのスクリーンショットが次の様なものです。チェックリストとしては十分なのですよね。ただ、期日と担当者が入れられない。

 

 今回は残念ながら、私の希望する用途には使えないという結論になりました。

 

それぞれとてもよいソフトですし、特に難しい操作はありませんでしたので、試して見えてはいかがでしょうか。

 

仕事の進め方について

 それに、本当に難しいのは、仕事を分割してタスクに落とすところです。Todoもただ思いついたことだけをリストにするのではなく、プロジェクトの一単位を終わらせるためにやるべきことを洗い出し、タスクに落とし、ワークブレイクダウンストラクチャ(WBS)を作り、それをガントチャートに記述していかなければいけません。

 

分割されたタスクがMECE(Mutually Exclusive collectively Exhaustive)、つまり、日本語で言うと、「漏れ無くダブりがない」状態にしないといけません。

 

 例えば、新規に社内のITシステムを刷新するためには、システム会社に要望書を提出しますが、そのことについて考えてみましょう。

その要望書が本当に全ての部署の要求を網羅しているか考えることです。それが財務システムのみの刷新だけであったら、財務部内だけで検討すれば良いのでしょうか。違いますよね。営業部だったり、業務部だったり、さらには経営指標に繋がるわけですから役員会にも聞かなければ、要望がモレる可能性があります。じゃあ、どこの部署にどこまで聞けばいいんだろう?なんてことを考えてタスクを洗い出します。洗いだしたタスクが全て完了したら本当にプロジェクトは終了するだろうか、そこまで考える必要があるのですね。なので、タスクの洗い出しって、結構大変ですよ。会社毎に仕事手順に特色ありますし、まあなんて言うか、部署間のしがらみも有りますしね(笑)

 

で、次は自分のPCや携帯端末でも同期がとれて使えるソフトウェアについて調べます。バーバラ・ミント著の「考える技術・書く技術」は名著ですよ。ぜひご一読あれ。